Wie wichtig die Planung einer Ordnerstruktur im CRM ist, können wir aus vergleichbaren, ganz alltäglichen Problemen ableiten: Morgens muss es bei mir zum Beispiel sehr schnell gehen. Der Wecker klingelt, ich schleppe mich unter die Dusche und kleide mich für den Arbeitstag. Wenn ich mir vorstelle, ich müsste in diesem Augenblick auch noch überlegen: In welcher Schublade liegt die Unterwäsche, und wo die Socken? Nicht auszudenken! Ein Albtraum!
In der digitalen Arbeitswelt treten solche Momente in vielen Unternehmen regelmäßig auf: Wo lag noch einmal die Mail vom Kollegen XY mit dem Angebot an den Kunden Z? Daher ist eine vernünftige Ordnerstruktur auf dem Server, dem PC oder im CRM-System so wichtig wie im Kleiderschrank. Die Vorteile sind in allen Fällen die gleichen: Weniger Zeitverschwendung, weniger Schnappatmung und ein gesünderer Blutdruck.
Selbstversuch: Zeit zum Suchen stoppen
Die Vorteile einer gründlichen Planung der Ordnerstruktur in Ihrer digitalen Ablage wie auch in Ihrem CRM-System erscheinen vor diesem Hintergrund plausibel. Dennoch muss man gelegentlich dicke Bretter bohren, um Kollegen oder Vorgesetzte von einem Frühjahrsputz in der Ordnerstruktur zu überzeugen. Dazu ein Tipp:
Tipp: Ermitteln Sie mit Hilfe der Stoppuhrfunktion Ihres Smartphones jedes Mal die Zeit, die Sie zur Suche nach einer Datei oder einer E-Mail benötigen. Addieren Sie die Zeiten und verwenden Sie diese Suchzeiten als Argumentationshilfe.
Ordnung im CRM-System
Das CRM-System ist ein unverzichtbares Werkzeug für die Kundenkommunikation. Der Schlüssel zu einem effektiven CRM-System liegt jedoch in einer durchdachten Ordnerstruktur. Eine solche Struktur garantiert eine effiziente Datenverwaltung und bietet schnellen Zugriff auf wichtige Informationen.
Ordnerstruktur planen mit der magischen Zahl 7
Wie sieht eine effiziente Ordnerstruktur aus? Einen wichtigen Impuls verdanken wir dem US-Psychologen George A. Miller. Der beschrieb 1956 in einem viel beachteten Fachartikel die Zahl Sieben als magische Zahl. Menschen könnten sich nur sieben Informationen auf einmal merken, behauptete Miller. Die genaue Zahl ist unter Wissenschaftlern seither Gegenstand von Diskussionen. Dass der Arbeitsspeicher des durchschnittlichen menschlichen Gehirns nur begrenzte Anzahlen von Informationen aufnehmen kann, gilt jedoch auch nach Jahrzehnten als gesichert.
Es bietet sich darum an, in der obersten Ebene zunächst nicht mehr als sieben Ordner zu definieren. In der nächsten Ebene dann wieder je sieben weitere Ordner, also 49 Ordner. In einer weiteren Ebene zählen wir schon 343 Ordner. Beginnen Sie am besten zunächst mit der obersten Ebene. Achten Sie dabei stets darauf, dass Sie die Zahl von sieben Ordnern in einer Ebene möglichst nicht überschreiten.
An dieser Stelle steigt der Schwierigkeitsgrad. Sie sollten die Zahl Ihre Ordner nämlich nicht nur horizontal auf sieben Ordner begrenzen. Sie sollten auch die vertikale Ordnerstruktur – also die Hierarchie – im Blick behalten: Unter Experten gelten drei Ebenen als sinnvoll. Behalten Sie dies im Blick, wenn Sie Ihre Ordnerstruktur planen, und versuchen Sie, damit auszukommen.
Bevor Sie jetzt daran gehen, die ersten Ordner in Ihrer Installation von AMTANGEE anzulegen, sollten Sie diesen Artikel weiterlesen. Schließlich geht es um die Planung einer Ordnerstruktur, und die sollte systematisch erfolgen. In sieben Schritten finden Sie die Ordnerstruktur, die zu Ihrem Unternehmen und zu Ihren Prozessen passt.
1. Bestandsaufnahme der bestehenden Ordnerstruktur im CRM
Die Ordnerstruktur sollte sich nach den Bedürfnissen Ihres Teams richten und sie muss Ihre Kommunikationsprozesse unterstützen. Dafür gibt es keine vorgefertigten Schemata. Identifizieren Sie, welche Arten von Informationen und Dokumenten im CRM gespeichert werden müssen. Beziehen Sie auf jeden Fall Ihr Team mit ein. Ihre Mitarbeitenden kennen ihre Prozesse am besten und sie sind es auch, die anschließend mit der Ordnerstruktur arbeiten müssen. Das fällt leichter, wenn die Struktur den Bedürfnissen der Nutzerinnen und Nutzer entspricht.
2. Logische Kategorien und Hierarchien
Definieren Sie logische Kategorien für Ihre Ordner. Sie können dabei beispielsweise nach Abteilungen, Projekten, Produktlinien oder anderen Kriterien vorgehen. Erstellen Sie im Anschluss eine Hierarchie, um eine geordnete und leicht verständliche Organisation zu gewährleisten. Im Standard wird AMTANGEE Ihre Ordner alphabetisch ordnen. Sie können die Hierarchie Ihrer Ordner ändern, indem Sie der Bezeichnung jedes Ordners eine Nummer voranstellen.
Sie könnten beginnen mit: "01 Vertrieb". Aber beachten Sie dabei, dass die Struktur flexibel genug sein sollte, um zukünftige Änderungen und Erweiterungen zu ermöglichen. Eine bessere Lösung: Verwenden Sie Zehnerzahlen (10 Vertrieb, 20 Marketing, 30 Sales, ...). Dann haben Sie noch Platz für Ordner mit den Nummern 21 oder 33.
3. Einheitliche Benennung
Legen Sie klare Regeln für die Bezeichnung von Ordnern fest. Dies erleichtert das Auffinden von Dokumenten. Verwenden Sie sinnvolle Namen, die den Inhalt der Ordner widerspiegeln, und verzichten Sie auf übermäßig komplexe oder abgekürzte Bezeichnungen. So erleichtern Sie auch neuen Mitarbeitenden das Onboarding. Eine Ordnerstruktur mit selbsterklärenden Ordnernamen erschließt sich dem Neuling besser als ein Sammelsurium von kryptischen Kürzeln.
4. Berechtigungen und Zugriffskontrolle
Vergeben Sie die Rechte zum Eingriff in die Ordnerstruktur sparsam. Hier sollte nicht jede Kollegin und jeder Kollege neue Ordner hinzufügen können. Definieren Sie zudem klare Berechtigungen für den Zugriff auf die Ordner in Ihrer Struktur. Nicht jeder Mitarbeiter sollte uneingeschränkten Zugriff auf alle Informationen haben. Durch exakte Zugriffsrechte können Sie sicherstellen, dass sensible Daten geschützt sind und nur von autorisierten Personen eingesehen werden können.
5. Dokumentation und Schulung
Dokumentieren Sie Ihre erstellte Ordnerstruktur und stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder über die Verwendung und Pflege der Struktur informiert sind. Schulungen können dazu beitragen, dass die Mitarbeiter die Vorteile der gut organisierten CRM-Ordnerstruktur vollständig nutzen können.
6. Umzug in die neue Ordnerstruktur im CRM
Legen Sie zunächst ein Backup Ihrer alten Ordner an. In AMTANGEE starten Sie dafür ein Backup der Datenbank. Dann wird es ernst: Sollten Sie Schritt für Schritt oder in einem Rutsch in die neue Ordnerstruktur umziehen? Wir empfehlen: Setzen Sie alles auf eine Karte. Vereinbaren Sie dazu feste Zuständigkeiten und Deadlines. Ein Nebeneinander von alten und neuen Strukturen führt direkt ins Chaos. Setzen Sie für den Umzug in die neue Ordnerstruktur eine Frist fest. Und nutzen Sie den Umzug zum Ausmisten! Löschen oder archivieren Sie alle nicht mehr benötigten E-Mails.
7. Aktualisierungen
An diesem letzten Punkt schickt Sie unser Leitfaden zurück auf "Los". Eine einmal eingerichtete Ordnerstruktur braucht in einem sich dynamisch entwickelnden Unternehmen irgendwann ein Update. Müssen neue Geschäftsmodelle oder Prozesse abgebildet werden? Ist vielleicht sogar eine neue Abteilung oder ein neuer Standort hinzugekommen? Eine Aktualisierung der Ordnerstruktur sollte grundsätzlich demselben Ablauf folgen wie die Anfangsplanung.
Ordnerstruktur regelmäßig aufräumen
Die neue Ordnerstruktur im CRM-System braucht Pflege. Sie sollten regelmäßig prüfen, ob E-Mails zu beendeten Vorgängen ordnungsgemäß abgelegt und – falls erforderlich – archiviert sind. Weisen Sie auch Ihr Team gerade zu Beginn immer wieder auf die Einhaltung der Ablageregeln hin. Im hektischen Alltag können sich schnell unerwünschte Angewohnheiten einschleichen, die sich später nur schwer wieder überwinden lassen.
Die Planung einer durchdachten Ordnerstruktur im CRM steigert die Effizienz und verbessert die Zusammenarbeit im Team. Eine gut durchdachte Struktur spart Zeit und umständliche Suche nach Informationen. Auch die Fehlerquote in der Kundenbetreuung sinkt. In einem gut sortierten CRM-System geht kein Kundenanliegen mehr verloren. Insofern trägt die Sorgfalt beim Einrichten einer Ordnerstruktur ein großes Stück zur Qualität der Kundenbetreuung insgesamt bei.
Alle Screenshots wurden mit fiktiven Beispieldaten erstellt.
